株式会社内山労務管理事務所のホームページ

交通費の精算は経理担当者にとってもそれ以外の社員にとっても手間のかかる作業と言えます。特に外回りが多い営業社員について支払いごとに精算するのは面倒なので、Ｓｕｉｃａ（スイカ）やＰＡＳＭＯ（パスモ）などの交通系ＩＣカードを持たせ、チャージ（入金）するたびにその領収書で「旅費交通費」と会計帳簿に記載したくなるところですが、その会計処理は税務署に疑いの目で見られるおそれが高いです。

交通系ＩＣカードが世に出始めた当初は名称の通りに交通費にしか使えませんでしたが、今では電車やバス以外にも、コンビニエンスストアやレストランなどでも利用できるようになり、消費増税の負担緩和策であるキャッシュレス決済のポイント還元制度でも交通系ＩＣカードが対象となっていて、買い物に使う人はこれからさらに増えると見込まれています。そのため会計帳簿上は交通費としていても、個人的な商品の購入や飲食に利用している可能性はゼロではないと税務署は見ることから、一律に旅費交通費にするのは避けた方が良いです。

誤解を生まない会計処理は、チャージした時点では「前払い金」などの項目に計上し、移動に使ったのなら「旅費交通費」、コンビニなどで消耗品を買ったのなら「消耗品費」とするなど、チャージ分を実際に使った時に支出内容に合った項目に含めるという、現金で社員に前払いする時と同じ方法となります。